Persónuverndarstefna

Hlutverk Listasafns Íslands er einkum að leitast við að safna íslenskri myndlist og vera miðstöð varðveislu, rannsókna, heimildasöfnunar og miðlunar á íslenskri myndlist. Listasafn Íslands veitir öðrum listasöfnum ráðgjöf, stuðlar að samvinnu listasafna og vinnur að samræmdri safnastefnu á sviði myndlistar.

Listasafn Íslands leggur kapp á að virða persónuvernd og öryggi persónuupplýsinga. Það hagar meðferð persónuupplýsinga í samræmi við þessa persónuverndarstefnu og lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga 90/2018 og reglugerð Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) 2016/679.

Listasafn Íslands gerir ráðstafanir til að tryggja öryggi persónuupplýsinga. Um réttindi einstaklinga til aðgangs að persónuupplýsingum er farið að lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga 90/2018 og upplýsingalögum 140/2012.

Fyrir safnið starfar sérstakur persónuverndarfulltrúi, í samræmi við 35. gr. persónuverndarlaga og er meðhöndlun persónuupplýsinga hagað í samræmi við hans ráðgjöf. Fyrirspurnir um persónuvernd skal senda á netfangið personuvernd@listasafn.is

Persónuverndarstefnan verður endurskoðuð reglulega.

I. PERSÓNUUPPLÝSINGAR HJÁ LISTASAFNI ÍSLANDS

Listasafn Íslands vinnur persónuupplýsingar um eftirfarandi hópa:

1. Málsaðila
Unnið er með samskiptaupplýsingar (uppl. um nafn, símanúmer, netfang og heimilisfang) og aðrar upplýsingar sem fram koma í málsskjölum, s.s. varðandi beiðnir um sýningar og samstarf.

2. Umsækjendur um störf
Listasafn Íslands aflar persónuupplýsinga beint frá umsækjendum. LÍ vinnur með samskiptaupplýsingar umsækjenda, s.s. nafn, kennitölu, netfang og símanúmer, menntun, starfsreynslu, tungumála- og tölvukunnáttu auk annarra upplýsinga er umsækjendur láta fylgja í umsókn sinni. Upplýsingar í starfsumsóknum til Listasafns Íslands eru skráðar og varðveittar í skjalasafni safnsins þar til kemur að afhendingu til Þjóðskjalasafns Íslands á grundvelli laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn.

3. Umsækjendur um styrki
Listasafn Íslands er vörsluaðili þriggja sjóða sem er ætlað að styrkja myndlistarmenn; Styrktarsjóðs Guðmundu Andrésdóttur, Styrktarsjóðs Svavars Guðnasonar og Ástu Eiríksdóttur og Styrktarsjóðs Richards Serra. Upplýsingar sem koma fram í umsóknum um styrki eru skráðar og varðveittar í skjalasafni safnsins.

4. Starfsmenn
Starfsmannaupplýsingar eru skráðar í Orra, starfsmanna- og launakerfi ríkisins. Upplýsingar um vinnuskil eru skráðar í Vinnustund. Í ljósmyndasafni Listasafns Íslands eru m.a. varðveittar ljósmyndir af starfsmönnum safnsins.

5. Safngesti
Varðveittar eru ljósmyndir af safngestum. Þá eru skráð nöfn og netföng einstaklinga sem eru á póstlistum fyrir fréttatilkynningar LÍ og Selmu-klúbbsins. Í húsnæði LÍ fer fram rafrænt myndavélaeftirlit við alla innganga húsnæðisins.

Á opinberum viðburðum, s.s. á málþingum eða sambærilegum viðburðum í safninu, eru stundum gerðar upptökur (hljóð og mynd) af safngestum, fyrirlesurum, listamönnum og öðrum. Efninu er miðlað á Facebook-síðu safnsins, YouTube-rás safnsins og Instagram-síðu safnsins.

6. Gefendur listaverka
Gefendur listaverka eru skráðir í skjalasafn LÍ og í menningarsögulega gagnasafnið SARP (www.sarpur.is). Eigendasaga listaverka, ef hún er þekkt, er skráð í SARP.

7. Listamenn
Haldið er utan um samskipti við listamenn, m.a. vegna samninga um einstakar sýningar. Þá eru í ljósmyndasafni Listasafns Íslands m.a. varðveittar ljósmyndir af listamönnum. Upplýsingum um listaverk í eigu safnsins og listamenn er miðlað í gegnum SARP.

II. HVERNIG UNNIÐ ER MEÐ PERSÓNUUPPLÝSINGAR

Öll vinnsla Listasafns Íslands á persónuupplýsingum er samkvæmt lögum um persónuvernd nr. 90/2018.

Persónuverndarfulltrúi veitir ráðgjöf um meðferð og ráðstöfun persónuupplýsinga. Hann leiðbeinir einnig um innra eftirlit sem m.a. felst í því að sannreyna að Listasafn Íslands fari eftir þeim öryggisráðstöfunum sem það sjálft hefur ákveðið að beita.

Listasafn Íslands er afhendingarskyldur aðili til Þjóðskjalasafns Íslands skv. lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014 og geymir því öll skjöl fram að skilum til Þjóðskjalasafns Íslands í samræmi við settar reglur þar um.

III. VAFRAKÖKUR

Svokallaðar vafrakökur (e. cookies) eru notaðar til að telja heimsóknir á vefsíðu LÍ. Það er stefna Listasafns Íslands að nota vafrakökur sparlega og með ábyrgum hætti. Notendur geta stillt vafra sína þannig að þeir láti vita af vafrakökum eða hafni þeim.

Þegar Listasafni Íslands berst fyrirspurn í gegnum vefform, þá er beðið um upplýsingar sem eru nauðsynlegar til að hægt sé að svara fyrirspurninni. Þegar fyrirspurn hefur borist safninu, þá svara einungis þeir starfsmenn sem hafa aðgang að upplýsingunum.

Milliður í móttöku fyrirspurna er vefkerfi þjónustuaðila safnsins sem hýst er á vefþjóni staðsettum á Íslandi. Innsendum gögnum er sjálfkrafa eytt úr vefkerfinu eftir 180 daga og þar fer ekki fram frekari söfnun eða úrvinnsla gagna.

Persónuverndarfulltrúi veitir ráðgjöf um meðferð og ráðstöfun persónuupplýsinga. Hann leiðbeinir einnig um innra eftirlit sem m.a. felst í því að sannreyna að Listasafn Íslands fari eftir þeim öryggisráðstöfunum sem það sjálft hefur ákveðið að beita.